En helhetlig og fleksibel løsning for å håndtere tilskuddsordninger

TILSKUDD OG TJENESTEPLATTFORM. En sømløs integrasjon mellom alle de ulike enhetene som snakker sammen i et tjenestebasert, digitalt system. Både brukerflater og administrasjon har ett grensesnitt å forholde seg til. Løsningen kan tilpasses og skaleres til både næringsliv, organisasjoner og offentlige myndigheter. 

Kristiansand kommune har med Egde på laget modernisert og effektivisert ordningen for å søke om kommunale tilskudd.  

Siden høsten 2022 har tilskuddsordninger til frivillige organisasjoner kjørt på Egdes nye tjenesteplattform, en integrasjon av alle systemer som er i bruk under publikums dialog med det offentlige.  

«Nå vil de som søker om tilskudd til sin organisasjon få det enklere» sier leder for frivillighetsenheten i Kristiansand kommune, Anne Grete Widding. 

De fleste av tilskuddsordningene til skal godkjennes av et politisk utvalg. Vedleggene til disse sakene produseres nå enklere.  

«Når hele tilskuddsløsningen er tatt i bruk, vil det tilrettelegge for en enklere tildelingsprosess, bedre dokumentasjon og forenkling av tilsynet med ordningene» sier Widding. 

Samarbeidet med Egde har også gått sømløst, synes hun. 

«De vi jobber med hos Egde nå har en erfaring fra tidligere prosesser med kommunen som gjør samarbeidet langt enklere. De forstår hvordan vi jobber, og det har vært flott å jobbe sammen med dem» sier enhetslederen. 

Enklere hverdag 

Hun har fulgt digitaliseringen av innbyggerdialogen til kommunen siden 1990-tallet. Nå har hun ansvaret for å skape så rettferdige og like forutsetninger for alle som søker om tilskudd fra kommunen. 

«Mange som søker om tilskudd på vegne av en frivillig organisasjon har påtatt seg denne jobben på fritiden, og da bør jo ikke søknadsarbeidet ta uforholdsmessig mye tid» understreker Widding. 

Hun er glad for at den moderniserte løsningen gjør det enklere, og mer oversiktlig.

«Nå får søkerne veiledning underveis i det digitale skjemaet, og man får automatisk beskjed om alle mangler ved søknaden» sier hun. Slik var det ikke før.  

I regjeringens strategi for digital transformasjon heter det blant annet:

Digitalisering av offentlig sektor skal gi en enklere hverdag for innbyggere, næringsliv og frivillig sektor gjennom bedre tjenester, mer effektiv ressursbruk i offentlige virksomheter og legge til rette for produktivitetsøkning i samfunnet.  

«Med Egde sin løsning har vi fått på plass et verktøy som sikrer bedre informasjon og en mye tydeligere prosess, både for administrasjon og innbyggere» sier Widding. 

Tildeling av kommunale midler har i mange år skjedd på svært ulikt vis fra kommunalområde til kommunalområde, og fra kommune til kommune. Det kan være vanskelig å finne historikken om hvem som har fått midler tidligere. I noen tilfeller har historikken vært i hodet på enkeltmedarbeidere. 

«Nå får vi en helt annen tilgang på historikk, ikke minst i forhold til begrunnelsen for vedtakene. Når du jobber med tilskudd blir du en god til å huske hva organisasjonene driver med, men det blir en feil måte å saksbehandle på i det offentlige» forklarer hun. 

I gammel løsning har det kun eksistert ett skjema, og innkomne søknader har derfor inneholdt informasjon som ikke er relevant for saksbehandlingen. 

«Fra administrasjonens side har vi nå mulighet til å bygge opp skjemaene så de passer tilskuddsordningene» forklarer Widding. 

Dermed kan man spørre om det som er relevant, og fjerne spørsmål som ikke er nødvendige. 

Standardiserte prosesser 

Det er en lang rekke argumenter for å rydde og forenkle dialogen med frivilligheten. Både når det gjelder innstillinger til politikere, standardisert informasjon til alle som søker om tilskudd og koblingen til Min side på kommunens nettside. 

Tidligere innkomne søknader har vært krydret med endeløse beretninger om foretakets historie, bilder og informasjon som ikke er nødvendig for å avgjøre hvorvidt organisasjonen har rett til tilskudd. 

«Når alt er syndikert inn i ett system, kan saksbehandler legge inn en begrunnelse for å innvilge eller avslå søknaden, som deretter følger innstillingen til politikere»

Widding tror det er et tidsspørsmål – og en innkjøringstid – før man vil se ressursbesparelser i bruken av systemet. 

Det gamle systemet var tungvint å håndtere. En av de store fordelene jeg raskt ser, er at kommunen nå fremstår som én kommune for innbyggerne. Alle svar som skal sendes ut får en standardisert form. 

Søkerne kan også følge med på hvor langt deres søknad er kommet i systemet. Løsningen også tilgjengelig for mennesker dårlig syn. Hvis det skal stå mer her må Egde svare på dette! 

«Denne standardiseringen av informasjonsflyt gjør det også enklere å påklage et eventuelt vedtak, når all dokumentasjon er så lett tilgjengelig» sier Widding. 

Et godt team 

«Samarbeidet med Egde har vært helt topp, vi har jo over tid hatt ukentlige møter og blitt godt kjent. Det har vært hyggelig jobbing, og hyggelige møter»

Hun setter pris på at Egdes folk har tilført administrasjonen nye måter å se prosessene på, og verdsetter den ærlige og åpne tilbakemeldingskulturen. 

«Vi er veldig fornøyde med det teamet som jobber sammen med oss, og vil nødig miste dem. Denne jobben er så personavhengig, siden vi hele tiden jobber med forbedringer. Da er det viktig at vi kan snakke åpent sammen for å lokalisere potensialet videre» sier hun. 

Det er mange systemer som fortsatt kan kobles sammen, blant annet skal både regnskapssystemer og Nets-tilkobling integreres, alt for å gjøre hverdagen enklere, sikrere og mer oversiktlig for alle. 

«Vi ser at Egde har spisskompetanse på å forstå de analoge prosessene og synes det er fantastisk at man klarer å se løsninger digitalt. Det er jo Egdes jobb, vi har vår. Vi ser frem til et fortsatt spennende samarbeid» avslutter Widding.