Skip to main content

En moderne tjenesteplattform

Egde utvikler effektive, enkle og tilgjengelige tjenester for innbyggere. Offentlige tjenester skal oppleves sammenhengende og helhetlige og brukerne skal være i sentrum. Dette har vært bakteppet for Egde når vi har utviklet en moderne tjenesteplattform med en rekke innbyggertjenester. 

Den siste tjenesten vi har utviklet, er en tjeneste som støtter forenkling av arbeidsflyten tilknyttet ulike tilskuddsordninger. Et typisk eksempel på en slik tilskuddsordning er frivillige organisasjoner som søker om midler til sin organisasjon.  

Frivillig sektor opplever i dag at samhandlingen med offentlig sektor er tid- og ressurskrevende og lite koordinert. Felles for utfordringene er at de opplever mangel på god samhandling som hinder for å bruke sin tid og sine ressurser på frivillig aktivitet og samfunnsbidrag.  

Vårt mål var å skape en sammenhengende god og effektiv tjeneste til brukerne.  Vi ønsket å forenkle hverdagen for frivillige organisasjoner i både søknadsprosessen, rapporteringen og kontrollen, samt og lette arbeidet med saksbehandling for de offentlige virksomhetene. 

Til sammen ble det bevilget over 8 milliarder kroner til frivillig sektor i 2022. I tillegg kommer bevilgninger av mer spesifikk art som f.eks. integreringstilskudd, koronarelaterte tilskudd o.l. 

Manuelt arbeid 

Saksbehandlere i ulike offentlige virksomheter fordeler i dag tilskuddsmidlene ved bruk av ulik grad av prosess-støtte, systemer og verktøy. I mangel av en fullverdig løsning som støtter og automatiserer arbeidsflyten, gjøres gjerne flere av stegene i manuelle operasjoner.  Å føre tilsyn med, og holde oversikt over tilskuddsordninger som foregår i så ulik praksis som vi ser i dag, viser seg også å være en krevende jobb både for etterlevelse av lovverket og for effektiv tilskuddsforvaltning. Systemene og verktøyene har ikke dekket behovet tilfredsstillende. Det offentlige har derfor behov for et godt verktøy for å forvalte tilskuddsmidlene i en oversiktlig saksbehandlingsprosess som dokumenteres og gir muligheter for innsyn og kontroll.  

«Egde Consulting har utarbeidet en løsning som bidrar til en enhetlig, mer effektiv og ryddig opplevelse, både for søkere og de som behandler søknaden, sier Gisle Stavland, leder for salg og forretningsutvikling i Egde Consulting»

 

Den som oppretter en tilskuddsordning hos den offentlige virksomheten, får her en svært fleksibel løsning ved at man kan skreddersy hvordan søknadsportalen bygges og hvilke data man behøver ved at man kan skru av og på de elementene, dataene og arbeidsflytene som er relevant for gitte tilskuddsordning. 

Slik blir opplevelsen så ryddig og oversiktlig som mulig, både for søker og behandler, uten at man trenger å oppgi mer informasjon enn det som er nødvendig for søknaden. 

Den som søker vil identifisere seg med Bank-ID, og kun få tilgang til informasjon knyttet til sin søknad eller den virksomheten man som rolleinnehaver kan søke på vegne av.  

«Søkerne tas stegvis gjennom en logisk prosedyre, der de veiledes gjennom prosessen slik at riktig informasjon gis. Søkerne er aldri i tvil om at man gjør ting på rett måte» sier Elin Kilen, leder for Team konsulent og ansvarlig for salg av løsningen i Egde Consulting. 

Når saksbehandler får søknader som alle har likt format, med all nødvendig informasjon og dokumentasjon, blir jobben oversiktlig og effektiv.  

Saksbehandlere og administrasjon vil få all data inn i løsningen, og forholde seg til samme brukergrensesnitt, selv om mange aktører er involvert i en tildelingsprosess. Løsningen blir enkel, rettferdig og tilgjengelig for alle i tråd med regjeringens politikk for digitalisering og innbyggerdialog.  

 

 Økt bruk av tilskuddsordninger 

«Først og fremst har søknad om tilskudd vært preget av svært mye analogt arbeid, manuelle operasjoner og prosesser som ser ulike ut fra tjenesteområde til tjenesteområde» sier Gisle Stavland.

Fremover vil sannsynligvis denne tjenesten bli enda mer aktuell. Det er nå politisk enighet om at fordeling av fellesskapets tilskuddsmidler i økende grad skal over fra øremerkede midler til ulike tilskuddsordninger.

«Utfordringen fra det offentlige har vært å oversikt og overholde rettferdig fordeling, da det hersker svært ulik praksis fra område til område. Økt bruk av tilskuddsordninger vil forsterke denne utfordringen. Hos mindre kommuner eller virksomheter går søknader gjerne på e-post og behandles manuelt. Ofte er det noen få mennesker som har full oversikt over hvem som har fått hva, og dokumentasjonen havner som innscannede dokumenter-er i et arkiv» forklarer Elin Kilen 

Man vil spare uendelig med tid, frustrasjon og fjerne risikoen for subjektiv eller urettmessig behandling, feil og manglende dokumentasjon.

 Strategien sier at digitale løsninger skal understøtte tilgjengelighet for alle, derfor har universell utforming også vært viktig i arbeidet med tilskudds løsningen og tjenesteplattformen. 

«Både døve, hørselshemmede, blinde og svaksynte skal kunne bruke tjenesten og kjenne seg ivaretatt» avslutter Elin Kilen

Faktaboks: