Egderøre
Nåsituasjon for Andeby kommune 2020
Rådmann Skruen i Andeby kommune går igjennom budsjettet og ser ett stadig økende IT-budsjett. Han tenker på festtalene han har holdt de siste årene der han har snakket om IT-teknologier som cloud, data lake, internet-of-things, AI og smartby, men får en dårlig følelse da kommunen ikke har tatt i bruk disse teknologiene. Det har egentlig ikke skjedd noe nyskapning de siste årene til tross for ett økende IT-budsjett. Rådmannen har også i det siste begynt å flere og flere henvendelser fra politikere, innbyggere, næringsliv, organisasjoner og ansatte som etterspør når ting egentlig skal begynne å skje.
Rådmannen kaller inn IT-sjef Duckert for å få mer informasjon om hvorfor status er slik den er. Det viser seg at den største utgiftsposten har vært oppgradering til ny versjon av ett system som mange i kommunen benytter og som har vært nødvendig å gjennomføre. I realiteten har dette dessverre ikke ført til hverken nyere eller forbedrede løsninger i kommunen. Dette er langt unna de forventningene og antagelsene Rådmannen hadde i sine festtaler gjennom året. Den tekniske løsningen har fremdeles de samme begrensede mulighetene som tidligere. Rådmannen bestemmer seg for å ta tak og se på hvordan kommunen kan ta de rette valgene for å sikre digital utvikling.
Hvorfor havner man i slike situasjoner?
Som så mange kommuner har Andeby kommune hatt mange ulike systemer som ikke henger sammen og hvor det ikke har vært fokus på å dele data. Innkjøp av nye systemer har blitt gjort uten en helhetlig vurdering, noe som har med ført til at ulike avdelinger jobber i siloer med tilhørende systemer. På grunn av kompleksiteten i systemene har kommunen tidligere forsøkt seg på å effektivisere driften ved å kjøpe inn store og kompliserte systemer, som har blitt presentert som en løsning som skal erstatte en rekke eksisterende systemer. Dette har vist seg lite hensiktsmessig og blitt veldig kostbart, da det er utfordrende å erstatte all funksjonalitet i eksisterende fagapplikasjoner og kostbart å drive med videreutvikling.
Sluttresultatet ble at kommunen endte opp med enda ett nytt system å drifte, kompliserte manuelle prosesser og mye opplæring av ansatte, istedenfor å fase ut systemer. I tillegg har de gjort flere forsøk på å prøve å koble sammen eksisterende systemer for å øke verdiskapningen. Dette var tid og kostnadskrevende å få til og ga liten verdi da systemene benyttet gammel teknologi, og en uhensiktsmessig datastruktur gjorde det vanskelig å hente ut data og tilføre data.
Tilnærming for forbedring av IT-løsning
Kommunen bestemmer seg for å finne ut hvordan de kan sikre en god progresjon for å nå sine digitale mål. De utarbeider i felleskap noen overordnede punkter som definerer hva de bør fokusere på, og hva de bør unngå. Disse interne «reglene» gir en god felles plattform for å få ett likt tankesett i organisasjonen, og redusere at kommunen gjør dårlige valg i følge med videreutvikling av digitale tjenester.
Dette kom Andeby kommune frem til at de bør unngå å gjøre for å nå sine digitale mål:
- Ikke prøv å løse alle digitale utfordringer med en gang
- Ikke bruk masse tid på å tilpasse systemer og løsninger som allerede er umoderne og som ikke tilbyr muligheter for åpne grensesnitt
- Ikke starte med de prosessene og systemene som har mye sensitiv data eller dårlig datakvalitet
- Ikke vent og bruk masse energi på å vente og gjennomføre tunge organisatoriske endringer
Følgende punkter viser hva kommunen kom frem til at de skal ha fokus på for å nå sine digitale mål:
- Fokuser på leveranser som er enkle og raskt lar seg gjennomføre først, for å sikre tidlige gevinster. Bruk disse gevinstene til å vise muligheter og øke motivasjonen for endring.
- Start med de tjenestene hvor ledere og brukere er motiverte for endring. Dette gjør det enklere å sikre tid hos ressurser og penger fra ledelsen.
- Vis resultater tidlig med å hyppig ferdigstille funksjonalitet
- Still tydelige og absolutte krav til leverandører ved innkjøp av nye løsninger. Disse må ha mulighet for integrasjoner, åpne API, være godt dokumentert og bygd på moderne teknologi