Beredskap og krisehåndtering

Rolv Løvåsen
30. april 2020

Organisasjonens evne til å opprettholde kritisk virksomhet under en krisesituasjon.

Vi ser i disse dager skjerpet oppmerksomhet knyttet til beredskap og krisehåndtering hos våre kunder grunnet korona-pandemien. Effektiv kriseledelse og god og solid beredskapsplanlegging fremstår som viktigere enn noen gang. Man må ikke undervurdere verdien av trygg håndtering og god kommunikasjon i en krise.

Hva skal til for å “komme gjennom” en alvorlig hendelse?

Hvilke hendelser kan vi forvente at treffer oss? Og hvilke hendelser kan vi forvente at ikke treffer oss? Korona-pandemien er et godt eksempel på en hendelse hvor mange ikke var godt nok forberedt. Vi visste den kunne komme, men de fleste organisasjoner har ikke gode nok planer for å håndtere den. Hvorfor er det slik?

Det vil ofte være krevende å opprettholde driften, og man kan risikere at organisasjonens evne til å opprettholde tjenesteleveranser og konkurranseevne settes kraftig på prøve.

Når man legger til grunn at en slik hendelse som “koronapandemien”, eller en annen type hendelse med svært stort omfang kan treffe samfunnet (oss), uavhengig av hvordan vi har forberedt oss, er det virkelig noe å tenke på. Selvfølgelig kan man ikke ruste seg 100% for alle slags hendelser, men man kan lage gode planverk for hvordan man skal angripe situasjonen, og sørge for at man er mest mulig robust i håndteringen. Dersom man ikke har gjort det, kan man fort havne litt “bakpå”, og ting tar lengre tid enn man tror og ønsker innledningsvis.

“Synes du beredskap er dyrt? Prøv en katastrofe…”

For alle typer organisasjoner vil det være svært krevende å håndtere en alvorlig hendelse/katastrofe. Det er derfor det er så viktig å ha gode planer som sikrer at man kommer raskt og godt i gang med håndteringen. Det blir ofte slik at man får uforutsette spørsmål, og man må involvere mye bredere i organisasjonen enn man hadde sett for seg. Mange er nødt til å opprettholde et visst nivå på den daglige driften samtidig som man håndterer krisen. Tjenestene skal leveres, omsorg skal gis, skolene skal drives på en eller annen måte, og da hoper utfordringene seg raskt opp. I en kommune, som er en kompleks organisasjon med mange forskjellige tjenester som skal utøves, kan det bli veldig utfordrende å drive slik over tid.

Dette kan vise seg å være svært utfordrende, nettopp fordi man erfaringsmessig ofte ikke har riktig situasjonsforståelse innledningsvis. Det er ofte slik at de forskjellige enhetene i kommunene ikke har så mye trening i å håndtere en alvorlig situasjon, og disse kan bli stilt ovenfor tøffe utfordringer i en krisesituasjon. Når man setter “krisestab”, er det samarbeid i et annet perspektiv vi snakker om. Det er helt sentralt at dette øves, og gjøres kjent blant de ansatte, slik at de er i stand til å omstille seg når situasjonen tilsier det.

Dersom man synes dette er vanskelig kan det være en stor fordel å knytte til seg kompetanse, gjerne en utenforstående part, som vil kunne gi verdifull støtte og gode råd når man opplever en alvorlig og krevende situasjon.

“Under en pandemi som den vi opplever nå, må man tenke verst tenkelige scenario i beredskapssammenheng”.

Svarene på spørsmålene under kan gi en indikasjon på hvor godt forberedt man er:

  • I hvilken grad evner man å forstå situasjonen?
  • Hva skjer når frafall av personell øker utover hva man klare å erstatte?
  • Hvilke deler av virksomheten er mest kritisk i forhold til fravær?
  • Hvilke konsekvenser kan bortfall av leveranser fra egen virksomhet få for andre?

Disse spørsmålene er generelle, og må spesifiseres for hver enkelt bedrift/organisasjon. Og hver enkelt bedrift har forskjellige behov her.

Vi kan jo stille oss spørsmålet om hvem, om noen, som var forberedt på en hendelse av dette omfanget?

I tiden fremover vil kanskje fokuset på beredskap og krisehåndtering være endret? Det er en enorm mengde arbeid som har blitt lagt ned den første måneden av pandemien i Norge. Og alle må sørge for å være godt forberedt til neste gang en krise treffer oss, på en eller annen måte. Dette får man til gjennom en grundig evaluering, og man må finne forbedringspunkter, og implementere disse i planverket.

En beredskapsplan bygger på en ROS-analyse, og inneholder planer for de risikoområdene man har tatt for seg der. Men man bør også ha så godt planverk i bunnen, at man evner å håndtere enhver krise som treffer organisasjonen.

Egde kan støtte virksomheter før, under og etter krisesituasjoner med vår spisskompetanse. Vi hjelper med beredskapsplanlegging basert på en proaktiv metode, slik at man evner å iverksette de riktige tiltakene før omstendighetene tvinger en til å gjøre det. Vi sørger for en god digitale løsninger, tilrettelagt for ledelsen som gjerne sitter spredt og desentralisert.

Videre vil vi se nærmere på hvordan Andeby kommune har håndtert arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. Se neste artikkel i serien om Andeby kommune.